Que vous soyez le nouvel administrateur d’un compte HubSpot ou bien que vous ayez simplement besoin d’un rappel, cet article saura répondre à vos attentes en ce qui concerne la conduite d’un Audit de votre compte HubSpot. Cet article prendra la forme d’une check liste. Suivez cette liste tandis que vous naviguerez au cœur de la plateforme de votre compte et vérifiez l’état de chacun des éléments de notre liste.
L’Audit de votre compte Marketing Hub.
La section “Account and Billing”.
Informez-vous au sujet de votre “Subscription level” et “Contact limits”. Vous pouvez aussi modifier vos moyens de paiement. Connaître votre “Subscription level” vous permettra de connaître l’ensemble des fonctionnalités incluses dans votre abonnement. Avoir une idée de tout ce qui entre dans votre abonnement est la première bonne initiative pour ne rien laisser au hasard et exploiter tout ce qui est à votre disposition dans HubSpot.
Découvrez ensuite les informations paramétrées au sujet de votre entreprise, telles que :
Qui est le contact principal ?
Le Billing contact ?
Et découvrez qui sont vos autres contacts et quels sont leurs rôles au sein de votre Account. ( Decision maker, Onboarding contact, technical admin,...)
Si nécessaire, mettez à jour vos contacts ainsi que leurs rôles.
Entrons à présent dans la partie CRM. (Un CRM, ou Customer Relationship Management, fait référence à un logiciel qui permet de centraliser la totalité des interactions et informations client sur une même plateforme.) HubSpot est bâti sur la base de différents “Objets”.
L’Objet Contacts
Chaque objet dispose de sous-sections. Nous vous invitons à présent à cliquer sur l’objet "Contacts" et à vous rendre dans la section “Contacts” dans le menu déroulant qui apparaît. Cliquez ensuite sur un contact au hasard, afin de faire apparaître la fiche de ce contact.
Sur le bandeau de gauche, vous trouverez l’ensemble des informations clés au sujet du contact. (email, life cycle stage,...)
Sur le bandeau de droite, vous trouverez tous les objets auxquels votre contact est relié (une entreprise, une vente,...) Chacun des objets dans HubSpot sont interconnectés les uns aux autres, ainsi, les informations naviguent entre les espaces de façon automatique et intelligente.
La partie centrale constitue la timeline. Elle vous donne les activités qui ont eu lieu depuis que votre contact a été ajouté à votre base de données. (appels, Meetings, Email, Tâches,...)
Parlons de votre site web !
Au sujet de votre site web, il vous faudra déterminer si l’ensemble de votre site web sera hébergé sur HubSpot ou si vous souhaitez utiliser un CMS séparé, tel que Wordpress. Ainsi, vous utiliserez Wordpress pour votre site web et HubSpot pour vos landing pages ou votre Blog, par exemple.
Savoir où sont hébergées les différentes parties de votre site vous permet de savoir où aller pour mettre à jour votre contenu et suivre ses performances. Cela vous permet aussi de mettre en place une stratégie marketing cohérente que vous pourrez suivre et améliorer de façon pertinente.
Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage, situé sur la partie supérieure droite de votre page. Après cela, sur le bandeau de gauche, cliquez sur “Website” puis “Domains & URLs”. Prenez connaissance des domaines reliés à chacun de vos outils tels que (Blog, Landing pages ou Email.)
Allons examiner l’une de vos pages de contenu qui est hébergée dans HubSpot. Pour cela, allez dans l’Objet “Marketing”, puis cliquez sur “Website” ,“Website pages”. Vous atterrissez sur une page qui liste l’ensemble des pages de votre site qui sont hébergées sur HubSpot. Vous pouvez également consulter l’état de vos pages de Blog ou vos Landing Pages si vous en avez.
Maintenant que vous avez parcouru l’ensemble des pages de votre site, allons consulter leurs performances. Rendez-vous sur l’Objet “Report” puis sélectionnez “Analytics Tools”, puis allez dans “Traffic Analytics”.
Vous pouvez commencer par personnaliser les données que l’on vous montre en modifiant la plage de dates, la fréquence et les données.
“Le Tracking Code” et les Apps reliées à votre compte HubSpot.
Si vous souhaitez obtenir des rapports de données au sujet de pages qui ne sont pas hébergées dans HubSpot, utilisez le "Tracking Code". Il est utilisable sur n'importe quel type de page. Pour récupérer ce code “Paramètres” (icône engrenage), “Tracking & Analytics” puis “Tracking Code”. Pour plus d’informations concernant la mise en place du Tracking code, recherchez “Detailed instructions for installing tracking code on HubSpot.”
Afin de savoir quelles sont les applications qui sont connectées à votre Compte HubSpot, cliquez sur ”L’Icon Marketplace” (En haut à droite de votre page, icône en forme de maison.) Puis sélectionnez “Connected Apps. Après cela, vous pouvez aussi cliquer sur “Visit App Marketplace.” et découvrez l’ensemble des applications intégrables à votre compte HubSpot.
Les actions Marketing dans HubSpot, génèrez un engagement de la part des leads.
Rendez-vous sur l’Objet “Marketing” et sélectionnez “Email”. Avec les outils de création d’Emails, vous pourrez créer des Emails que vous pourrez envoyer à une quantité de personnes choisie. Vous pourrez également réutiliser votre “Template d’Email” et analyser les résultats de chacun de vos envois. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans la section “Analyze”. Vous découvrirez alors les taux d’ouverture, les taux de rebonds, ou encore les taux de clics pour tous vos envois d’emails.
Ces emails peuvent prendre des formes plus complexes et détaillées que de simple Emails textes. (Exemple : confirmation d’inscription, newsletter, Call to Action,...)
Vous pouvez également créer des Emails automatisés qui prennent la forme d’une “Automatisation” pour cela rendez-vous dans l’Objet “Automation” puis cliquez sur “Workflows”. La liste de vos Workflows existants va apparaître, ceux qui sont marqué d’un point vert sont actifs. Si vous cliquez sur l’un d’eux, vous pourrez vous faire une idée plus précise de son fonctionnement et de ce qu’il réalise comme action.
Vos réseaux sociaux et HubSpot !
Afin de connaître les réseaux sociaux connectés à votre compte HubSpot, allez dans l’Objet “Marketing” puis choisissez “Social”. Dans cette section pour pourrez gérer et analyser vos réseaux sociaux. Vous pourrez même publier vos contenus directement depuis HubSpot si vous le souhaitez. Cette fonctionnalité vous permet de gérer de façon totale vos réseaux sociaux depuis un seul et même endroit, votre compte HubSpot !
Les Ads connectées à votre compte.
Cliquez sur l’Objet “Marketing”, puis “Ads” et découvrez quels sont les réseaux de publicité qui sont connectés à HubSpot (Exemple: Facebook Ads, Google Ads).
La section Lead Capture.
Toujours dans l’Objet “Marketing”, cliquez sur “Lead Capture”, puis “Forms”. La liste de vos formulaires recueillant des informations pour HubSpot va apparaître. Ces listes peuvent se trouver sur l’une de vos pages HubSpot ou bien sur une page externe. Lorsqu’un nouveau visiteur remplit l’un de ces formulaires sur n’importe laquelle de vos pages, HubSpot va immédiatement créer son contact dans votre CRM.
Les Rapports
Dans le menu principal, cliquez sur l’Objet “Reports” puis “Dashboards”. Cette page est constituée d’une multitude de Tableaux de bords qui contiennent des rapports. Chacun de ces rapports contient des informations au sujet d’un ou plusieurs éléments de votre activité. (Exemple : les performances de votre site web, l’état de vos Leads, newsletters,...) Si vous ne parvenez pas à trouver un certain type de rapport sur la page, rendez-vous dans la section “Report Library” vous y trouverez d’autres propositions de rapports. Pour faire cela, cliquez sur “Add report” puis “From the analytics library”. Après cela ajoutez les rapports qui vous intéressent directement dans votre Tableau de bord. Si vous souhaite obtenir des informations plus précises et personnalisées sur un thème, vous pouvez également créer votre rapport. Pour cela, nous vous invitons à consulter l’une des vidéos sur le sujet directement dans l’Academy HubSpot.
L’Audit de votre compte Sales Hub.
Au niveau Sales, l’un des éléments qu’il est utile d'explorer pour votre/vos utilisateurs Sales, c’est la section “Contacts”. Sachez que si vous connectez votre boite mail à HubSpot, vous pourrez enregistrer des envois d’Emails et suivre les ouvertures et réponses directement depuis cette section. Vous pouvez aussi envoyer un Email depuis la page d’enregistrement de votre contact. Vous pouvez également enregistrer tout autre type d’activité en lien avec un contact. (Appels, Notes, Meetings,...)
Cette section “Contact” correctement utilisée peut-être un atout de taille pour suivre un contact à l’aide d’outils variés, interconnectés et réunis sur une même page.
L’utilisation de différentes vues de vos Contacts.
Voir vos Contacts selon plusieurs types de critères peut vous aider à les ordonner : par étape de la relation ou par profil. Trier et ordonnez vos Contacts de cette façon peut vous aider à suivre de façon cohérente une plus grande quantité de contacts.
Pour ajouter une vue de contacts, cliquez sur “Add view”. Vous pouvez ensuite choisir de voir vos contacts selon une vue standard à HubSpot ou alors vous pouvez créer une nouvelle vue selon vos propres critères. Pour aller encore un peu plus loin dans la segmentation de vos contacts, vous pouvez ajouter des filtres supplémentaires tels que : Date de création, Date de dernière activité, Statut du lead,...
N’oubliez pas d’enregistrer votre “Vue” pour la réutiliser à volonté.
Maintenant concentrons nous sur l’Objet “Sales”
Commençons par nous rendre dans la section “Deals”. Sachez que vous avez le choix entre deux types de vues pour vos deals. La vue de liste et la vue en tableau. La vue en tableau va vous permettre de voir comment vos deals progressent en suivant les différentes étapes du cycle de vente.
Vous pouvez modifier les étapes de votre cycle de vente afin de l'adapter au processus de vente de votre entreprise. Rendez-vous sur l'icône de l’engrenage dans l’angle supérieur droit de votre page et cliquez sur “Deals” puis “Pipelines”
Les Tâches.
Cette section vous permet d’identifier et de lister vos actions quotidiennes à destination de vos contacts. Les tâches peuvent être créées depuis cette section ou directement depuis la page du contact en question ou encore par le biais de l’automatisation avec un Workflow ou une Sequence.
Allons voir en quoi consiste cette section “Sequences”. Cliquez sur “Automation” dans le menu principal puis “Sequences”. Avec cet outil, vous pouvez envoyer une série d’Emails à un moment et une personne précise. Vous pouvez aussi créer des tâches automatiques pour vous rappeler de réaliser une action après qu’une autre action ait précédemment eu lieu.
La section “Workflows”
Cet outil peut par exemple vous aider à attribuer ou à réattribuer un Lead parmi vos sales. Il peut aussi vous permettre de créer un deal automatiquement si un Lead réserve un meeting. Les Workflows actifs seront associés à un cercle vert dans la page listant vos Workflows.
Concluons cette section concernant le Hub Sales de HubSpot avec les Rapports.
Pour toutes les personnes en charge d’une activité de Sales, il est primordial d’avoir accès à des rapports efficaces permettant de suivre l’efficacité et l’avancement de chacune de leurs actions et de leurs Deals. Par exemple des rapports au sujet des revenues, de la productivité ou l’efficacité du processus de vente seront utiles. Ces rapports au-delà de les aider à avoir une vue précise sur leurs actions, pourront les aider à se faire une idée du bon fonctionnement du processus générale de vente. Ils pourront alors réadapter le fonctionnement afin de préciser leurs actions. Là aussi, vous pouvez accéder à la Library HubSpot pour ajouter les rapports utiles à votre Tableau de bord personnel. N’hésitez pas à créer vos propres rapports si vous sentez que c’est nécessaire.
Enfin, si vous vous rendez dans l’Objet “Reports, vous pourrez trouver d’autres rapports accès sur l’activité Sales en cliquant sur “Analytics Tools”, puis “Sales Analytics”.
Si vous suivez l’ensemble de ces étapes et que vous complétez ou mettez à jour les sections dans lesquelles les informations sont manquantes vous obtiendrait un compte HubSpot prêt et optimal ! Conservez cette rigueur au niveau des informations de votre entreprise et l’ensemble des données concernant vos clients pour obtenir des sections claires et précises et des rapports fiables et performants.